Soigner l'accueil pour l'équipe
comme pour les patients
"Je veux qu'un nouveau membre se sente attendu"
Lorsque j’ai commencé ma carrière, je me suis retrouvé dans un cabinet où l’accueil a été quasi inexistant. J’avais l’impression d’arriver comme un cheveu dans la soupe, sans qu’on sache vraiment quoi faire de moi. Personne n’était méchant, simplement tout le monde était absorbé par ses propres tâches, et m’aider à démarrer devenait une charge supplémentaire.
Cette expérience m’a marqué durablement. Elle m’a appris qu’un lieu où l’on se sent bien, dans une équipe où l’on se sent intégré et utile, c’est la base pour bien travailler. Aujourd’hui, je veux que chaque nouveau membre se sente attendu, qu’il sache qu’il fait partie de l’aventure, qu’on compte sur lui et qu’on ne va pas le lâcher en pleine nature.
Pour moi, l’accueil commence bien avant le premier jour. Dès que je rédige la fiche de poste, je réfléchis à ce que je veux que la personne fasse, à ce qu’elle doit savoir et à ce sur quoi on pourra la former sur le tas. Je pense aussi aux interactions dans l’équipe et aux profils qui pourraient le mieux “matcher” avec notre dynamique. J’affine pendant le recrutement en fonction des candidats que je rencontre.
Une fois la bonne personne choisie, je mets en place un parcours d’accueil sur mesure :
- De quoi elle a besoin pour démarrer : matériel, mots de passe… et qui s’occupe de tout préparer.
- Sur quoi il faut la briefer : notre équipe, notre organisation… avec une présentation répartie pour qu’elle rencontre chacun.
- Qui va la suivre pendant ses premiers jours et être son point de repère.
"Chaque membre de l'équipe est impliqué"
Après les premiers jours, je fais un point avec le référent d’accueil et le nouvel arrivant. Pour voir comment se passe l’arrivée, comment se sent la personne, s’assurer qu’on n’a pas fait une énorme erreur de recrutement.
Ensuite, démarre la montée en compétences. Pour chaque nouvel arrivant, je crée un fichier de suivi avec tout ce qu’il doit savoir faire avant la fin de sa période d’essai. Je veux qu’il soit autonome sur son poste en 3 à 6 mois, selon les situations. Cela rassure tout le monde sur sa capacité à travailler seul et en équipe.
Dans ce fichier, je note qui le forme sur quel sujet. Chaque membre de l’équipe est impliqué dans la réussite de l’accueil. Le référent suit régulièrement l’avancement, ajuste avec l’équipe quand il y a besoin et m’informe au fil de l’eau. On aime le travail bien fait de manière conviviale, et on veut tous, je crois, que cette ambiance dure. Suivre de près l’intégration, c’est s’assurer que le fonctionnement du cabinet peut se poursuivre harmonieusement avec la nouvelle personne.
Jusqu’à présent, ça marche. Les nouveaux trouvent ça challengeant : ça leur met un coup de pied au derrière, mais ils savent pourquoi ils se lèvent le matin et découvrent plein de choses. Ce parcours me permet aussi de détecter rapidement si ça ne va pas coller, avant même la fin de la période d’essai, c’est rassurant.
L'avis de l'Institut
On aime particulièrement l’idée de s’appuyer sur toute l’équipe pour l’accueil et l’intégration, tout en mettant une personne en responsabilité — votre référent d’accueil. C’est essentiel pour s’assurer que chacun est prêt à travailler avec un nouvel arrivant et investi dans sa réussite.
Cela permet de valoriser votre collectif tout en le responsabilisant.
Dans notre formation sur la gestion d’équipe, le parcours d’accueil et d’intégration occupe une demi-journée. On y aborde également l’importance de la culture d’équipe, que vous évoquez indirectement, et qui fait toute la différence pour un démarrage réussi.
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