Optimiser sans sacrifier la qualité de soins : quelques pistes à creuser
Optimiser votre activité n’est pas un tabou.
Heureusement, tout n’est pas noir ou blanc. Entre le cabinet-usine, où la rentabilité est devenue le maître mot (soyons francs : un vrai objectif !), et le cabinet dentaire où l’on cherche à faire plus juste, en canalisant le temps et l’énergie de chacun, il existe tout un nuancier.
Attention, paradoxe : Et si je vous disais que vous pouvez vous inspirer des industriels pour le faire ?
Je vous ai perdu ? Non ? Parfait, alors on continue.
Et j'ai crié, criiié, au lean pour qu'il revienne
Le Lean Management traîne une réputation étrange. Pour certains, c’est un truc d’usine japonaise, de tableaux Excel et de chronométrage obsessionnel (spoiler : pas du tout). Pour d’autres, une énième méthode miracle, promise à un bel avenir au fin fond d’un tiroir.
Dans un cabinet dentaire, il n’a pourtant rien d’exotique. Mieux : il parle de ce que vous vivez tous les jours. Du temps qui file, de l‘énergie qui s’évapore, de praticiens et d’équipes qui font de leur mieux… dans une organisation qui leur coûte physiquement et mentalement.
Bien loin des injonctions à faire « plus », « moins au feeling » ou « plus vite », le lean ne demande pas de transformer radicalement votre approche du métier. Simplement de travailler moins à l’effort.
Voici quelques exemples concrets, tirés de notre formation sur l’organisation du cabinet dentaire.
Qu'est-ce qui dans notre organisation rend cette erreur probable ?
Lorsqu’on parle de gaspillage au cabinet dentaire, on imagine des produits périmés à jeter, la casse d’un matériel récent par une mauvaise utilisation ou encore une absence de qualité sur un soin. Quelque chose de ponctuel, d’accidentel.
Il y a pourtant des gaspillages tout aussi importants, plus insidieux et réguliers.
Par exemple,
- Combien de temps perdez-vous chaque semaine à chercher un instrument lors de la préparation d’un plateau ? Ou manquant pendant un soin ?
- A naviguer entre le téléphone qui sonne, les patients à l’accueil et les interruptions pour des demandes internes ?
- A rappeler les patients suite à une réorganisation du planning ?
Rien de spectaculaire. Pas vrai ?
Et pourtant, mis bout à bout, l’accumulation de ces micro-irritants quotidiens vous consomme du temps, de l’énergie et de l’attention.
Dans la culture lean, un problème n’est pas automatiquement une faute individuelle. C’est avant tout un signal.
Quand ces anomalies se répètent, la tentation est alors grande de dire « Il faut faire plus attention ». Le lean propose autre chose : « Qu’est-ce qui dans notre organisation rend cette erreur probable ?«
Si un instrument manque régulièrement, ce n’est peut être pas qu’un problème d’attention : rangement inadapté, manque de compréhension (formation), responsabilités floues, … L’idée est d’identifier la cause pour résoudre le problème simplement et efficacement.
Ce changement d’approche apaise les relations de travail. On ne cherche pas un coupable, on améliore le fonctionnement.
La réussite par touches successives
Un principe clef du lean : mieux vaut avancer par petit pas concrets que de se lancer dans de grandes révolutions à l’issue incertaine (un tien vaut mieux que deux tu l’auras).
Votre organisation actuelle est votre point de départ, pas une réalité à effacer en transformant tout du sol au plafond du jour au lendemain.
Par exemple, vous pouvez vous consacrer à un petit chantier d’amélioration régulièrement (toutes les semaines ou tous les mois) :
- Revoir la gestion des urgences et leur intégration dans le planning
- Simplifier la prise de rendez-vous
- Comparer les prix des fournisseurs sur les achats réguliers
- Organiser un atelier « travail à 4 mains » en faisant tourner l’assistance au fauteuil
A la fin de l’année, plusieurs pans de votre cabinet auront été améliorés durablement, à votre rythme.
Une grille de lecture, pas une recette miracle
En conclusion, le Lean Management vous invite à regarder votre cabinet comme un système vivant et complexe, pas juste une addition de personnes compétentes qui appliquent des procédures.
Quand ce système s’améliore de l’intérieur, progressivement et continuellement, les praticiens respirent, les équipes retrouvent du sens et de l’envie. Et les patients le ressentent immédiatement.
Le soin est votre cœur de métier. Le Lean, bien compris, vous permet simplement de le pratiquer dans de meilleures conditions, sans vous épuiser en chemin.
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